5 Estratégias para gerir tempo nas organizações

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Gerir tempo numa organização é um desafio gigantesco, que assenta sobre o perfil pessoal de cada colaborador. Pessoas minuciosas, que primam pela qualidade vão achar que nunca tem tempo para fazer o necessário para uma entrega de alto nível.

Pessoas que tem a pontualidade como a marca da personalidade, vivem uma certa ansiedade pelo risco dos prazos não serem cumpridos. Entre estes dois extremos, temos as outras pessoas que se queixam de não ter tempo para tudo o que precisam fazer no seu trabalho, mas na verdade o que se passa é a forma como ocupam o tempo disponível.

Existem pessoas que são muito planeadoras. Partimos de princípio que pessoas planeadoras têm mais consciência do tempo e usa o muito bem. Podia ser, mas nem por isso. Há pessoas que colocam toda a energia no planear e não saem dali, esquecendo-se que as coisas só acontecem se as realizamos. Lembro de uma história que li de um executivo que se queixava que a sua secretária era tão planeada e arrumada que sabia onde estava tudo e a hora de fazer tudo, faltava era fazer, pois se ele não comprasse os seus bilhetes de voo acabaria por não acontecer.

Existem pessoas que criam tabelas compulssivamente. Chegam a criar tabelas das tabelas e tabelas para analisarem tabelas. Teriam imensos dados para o relatório se não tivessem o prazo para realizar o relatório.  A meio do ano, queixam-se de prazos apertados, prazos esses que foram definidos no início do ano.

Existem pessoas que instalaram a crença de que só fazem as coisas sobre a pressão, e ficam a deambular pelo trabalho sem execução, até que já não tem como fugir do apertão dos tomates, passam a noite no escritório ou levam o trabalho para casa ocupando-se do fim de semana.

Se perguntarmos aos trabalhadores se conseguem dedicar 20 a 30 minutos diários do seu tempo de trabalho para aprender uma habilidade que lhe ajudaria no trabalho, ele responderia que não tem tempo, mas entretanto passa mais de 30 minutos em telefonemas que não tem interesse. não pediu, em conversas de circunstâncias ou mesmo a tratar de assuntos que não lhe dizem respeito. Isso acontece muito com pessoas muito relacionais que estão sempre disponíveis para ajudar os outros esquecendo dos seus deveres.

A descrição acima ilustra o quão não gerimos o tempo, mas sim personalidades e comportamentos, para que estas não venham a ser obstáculos à produtividade das horas que dedicamos ao trabalho. Todas essas pessoas precisam de compreender que gerir tempo é gerir prioridades.

A especialista de gestão de tempo, Laura Vanderkan, ensina-nos que a prioridade é igual a uma desgraça da qual não podemos livrar-nos. Dizemos sempre que não temos tempo para treinar os nossos colaboradores, mas se chegarmos ao trabalho e percebemos que a nossa organização irá pagar uma avultada multa caso não realizemos um determinado procedimento até o final do dia, mandamos fechar tudo e colocamos as mãos na massa e ninguém vai para casa enquanto não concretizamos isso. Na perspectiva desta estudiosa, tempo é uma escolha e ele pode ser elástico quando temos necessidade que assim o seja. 

Laura diz que todos nós podemos ter a produtividade que queremos no tempo temos.

Para que possas fazer as melhores escolhas sobre o que colocar no teu precioso tempo, sem que este seja afetado pelo teu comportamento, personalidade, considere estas cinco estratégias para fazer o teu tempo render mais de que o teu dinheiro.

1. Faz planos inteligentes

Planos inteligentes significam em primeiro lugar definir o que realmente é prioritário face aos resultados com as quais te comprometeste. Para isso costumo pedir ás minhas colegas que coloquem a seguinte questão. Se houvesse uma desgraça que eu tivesse que deixar tudo e ir me encarregar do acontecido, qual é a tarefa que eu teria que garantir antes de me ocupar da desgraça?

Isso permite-nos desviar das coisas triviais que ocupam a maior parte do nosso dia, fazendo com que nos aproximemos da lógica do Pareto, em que 80% da nossa produtividade é proveniente de 20% do tempo bem empregue, o que significa que 80% do tempo foi desperdiçado com distrações.

Planos inteligentes integram as coisas que devem ser feitas, as que não são para fazer, as que devemos fazer mais tarde e as que devemos fazer já. Planos inteligentes geram compromisso porque colocam data e hora a cada tarefa agendada.

2. Reserve espaço para os imprevistos

Muitas coisas irão acontecer de forma inesperada, como telefonemas importantes, situações de resoluções imediatas, acidentes etc. Se a tua agenda está sempre cheia, com todas as horas preenchidas, então vais criar a rotina de empurrar as coisas com a barriga. Estudiosos da utilização do tempo aconselham as chefias a reservarem 25% do seu tempo de agenda para eventualidades.

3. Crie Blocos de tempo

Criar blocos de tempo tem duas grandes vantagens. Primeiro permite-te arrojar o cérebro, de tempo a tempo, esticar as pernas, beber água, mudar de postura o que permite fazer a manutenção da tua energia física ao longo do dia. A gestão da energia aumenta a eficácia do teu trabalho.

Há quem faça blocos de tempo de 50 minutos. Outras pessoas fazem blocos de 30 e até de 15 minutos, não importa o tempo, mas o que sentes que funciona para ti. Uma forma de fazê-lo é colocar alarmes no telemóvel. Uma pausa de 10 minutos perante um bloco de 50 minutos é reenergizador.

Outra grande vantagem é medir o tempo que gastas com as tuas tarefas. Se não sabes a quantidade do tempo que gastas a realizar determinadas tarefas acabas por assumir mais compromissos de que podes dar conta e geras sobrecarga na tua agenda, o que eleva o teu nível de stress pela sensação de acumular coisas. Uma consultora confidenciou-me que recebeu um trabalho que ela achava que fazia num certo período de tempo e acabou por gastar três vezes mais o que atrasou com tudo o resto além de entregar fora do prazo.

4. Alinha as tuas chamadas telefónicas com a tua agenda

Uma boa fatia do nosso tempo é dedicado em conversas telefónicas que não pedimos e que levaram muito mais tempo de que era necessário. Quando isso acontece alguém comanda a nossa agenda e não somos nós.

Existem duas formas de dar a volta a isso. Primeiro crie um horário específico para fazer e receber telefonemas. As melhores horas são meia hora antes de ir para o almoço ou final do dia, meia hora depois de vir do almoço. Assim, não tem quebras no meio de trabalho para falar ao telefone. Comunica às pessoas a tua decisão de atenderes telefonemas apenas naquela hora. Deixa uma mensagem no telemóvel com a mesma comunicação para caso alguém insistir e vá dar a caixa do correio. Podes sempre devolver essas chamadas nessa hora. Isso pressupõe que não vais atender as chamadas fora das horas estipuladas.

Em segundo lugar, agende as chamadas importantes como se de uma reunião tratasse. Isso permite-te controlar o teu tempo e reduzir o risco de atender chamadas que não te interessam.

5. Delegue

Muitas pessoas perdem imenso tempo a fazer coisas que as outras pessoas podiam perfeitamente fazer, negligenciado aquilo que apenas elas conseguem fazer. Talvez por necessidade de controlo, por dificuldade de ensinar, por inúmeras razões. O que importa é que quando olhares para o teu plano e passares o que as outras pessoas podem fazer, reduz significativamente o espaço na tua agenda para fazeres o que te compete a ti.

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